文章標籤：#PPT #高效技巧 #快捷操作 #快速存取工具列

 

前言

對工作繁忙的職場人來說，打開 PPT 做簡報最大的痛點之一，莫過於軟體功能介面上的繁瑣。先不提認識每個「索引標籤」上密密麻麻的功能圖案，即使是你比較熟悉的、頻繁使用的功能，也可能需要拉開兩、三層選單才能找到。這就導致你需要耗費大量時間，在調整樣式、排版對齊等瑣碎的操作上，也就更沒時間思考如何做好簡報設計。那有沒有比較容易上手的功能或技巧，可以快速解決這個問題呢？

 

快速存取工具列：把高頻使用的功能集成一列

回想一下平常打開 PPT 做簡報的場景，你會發現你最常使用的功能，往往就固定是那麼幾個，比如：插入「文字方塊」、修改「字型」、「字型大小」、「字型色彩」，或是圖片的「裁剪」、物件的「對齊」等。然而，可能就這麼十來個功能，你就得來回切換不同的「索引標籤」，甚至拉開多層選單，才能找到並使用該功能，相當浪費時間。



而本篇要介紹的「快速存取工具列」，正好可以完美解決這種操作繁瑣的問題。它可以讓你將常用的功能，都集中放到同一個工具列上，省去來回翻找的時間。你只需要花個 5～10 分鐘，根據你自己的使用習慣，設置好個人專屬的工具列，就能一勞永逸地提高你用 PPT 做簡報的效率。那麼，這個工具列該怎麼設置呢？

打開 PPT 看到左上角，可以看到預設有「儲存」、「復原鍵入」、「取消復原」等三、四個功能，這是 PPT 初始的「快速存取工具列」。我們接下來的任務，就是對它進行客製化編輯，把使用頻率較高的功能都放到這個工具列上。



那該如何新增常用功能到「快速存取工具列」呢？很簡單，你只需要依照你平常使用習慣，找到想要新增的功能，點擊「滑鼠右鍵 ─ 新增至快速存取工具列」，就可以馬上看到此功能的圖案，出現在「快速存取工具列」上了。如果你想刪除工具列上不必要的功能，也同樣只需要對著它點擊「滑鼠右鍵 ─ 從快速存取工具列移除」即可。



不過，隨著你新增的功能越來越多，就會出現「一整排功能圖案全部擠在上面」的情況，不但會和檔案名稱互相干擾，而且每個操作都必須把滑鼠移到視窗的最上面，有些不太方便。這時，你可以點開「快速存取工具列」最右側的箭頭，拉開「自訂快速存取工具列」選單，找到下面的「在功能區下方顯示」，就可以把此工具列移動到整個功能區的下面。如此一來，不但你新增的功能可以整排清楚地顯示出來，而且還縮短了滑鼠點擊時需要移動的距離。



此外，在「自訂快速存取工具列」選單中，你還可以點擊「其他命令」，開啟「PowerPoint 選項」來進一步調整工具列。在這個介面中，左側是 PPT 中的功能命令，右側是你當前的「快速存取工具列」。你可以點擊中間的「新增」或「移除」來決定工具列中要放哪些功能，也可以點右側的上移下移箭頭，來調整工具列的排序。



當你設置好自己的工具列，也開始習慣它所帶來的便利之後，可能會提出新的問題：有沒有什麼方法，可以快速遷移（或分享）工具列，到其他電腦上使用？畢竟一個一個功能慢慢新增，顯然是有些麻煩的。這時，你就得知道該如何「匯入/匯出」工具列了。

同樣從「自訂快速存取工具列 ─ 其他命令」開啟「PowerPoint 選項」，在右下方可以看到「匯入/匯出」的按鈕，有兩個功能：「匯入自訂檔案」和「匯出所有自訂」。你可以點擊「匯出所有自訂」，把目前所使用的工具列匯出檔案來保存；也可以把這個匯出的工具列檔案，用「匯入自訂檔案」把工具列匯入到另一台電腦的 PPT 來使用。



這個功能相當方便，如果你已經有慣用的「快速存取工具列」，建議先匯出一份工具列檔案當作備份，免得之後更換電腦或重灌電腦還得重新再來一次。

 

工具列設置秘訣：兩大原則和功能分組推薦

前面我們大致上講完「快速存取工具列」相關的功能和使用方式，不過對於新手而言，可能一時之間也不知道該放哪些功能比較好。所以這邊跟大家分享兩個工具列設置的原則，以及我個人比較推薦的、應該放到工具列上的功能。
 

原則一：儘量放置隱藏較深的功能

第一個原則比較直觀，你只需要注意一下，操作 PPT 時有哪些功能調用起來特別繁瑣，要點開好幾層選單才能找到，這樣的功能就特別值得加入到工具列中（當然前提是你也很常會用到這個功能）。

舉例來說，物件「對齊」的 8 個功能，就屬於常用但藏得很深的類型，它們需要在「常用」找到「排列」，拉開選單後再找到「對齊」選單，然後才能選到你想要的對齊方式（大概得有 4 個步驟）；但如果你直接把這 8 種「對齊」，都一一新增到工具列上，就只需要滑鼠上移到工具列點擊即可，方便很多。


 

原則二：同類功能放置到相鄰位置上

第二個原則是，把同一類的功能放在相鄰的位置，做出類似「分組」的效果，讓你在找想要的功能時能更便利，也更容易上手。以我個人的工具列為例，使用頻率最高的大抵是圍繞「文字」、「形狀」和「圖片」這三大元素：

• 文字組：插入文字方塊、字型、字型大小、文字填滿、文字外框
• 形狀組：插入圖案、圖案填滿、圖案外框
• 圖片組：裁剪為圖形、裁剪為 1:1、裁剪為 16:9

除了上述三大元素相關的功能之外，其他偏效率向的功能也建議放到工具列上，比如「對齊」相關功能（靠左/右對齊、靠上/下對齊、水平/垂直置中、水平/垂直均分）、「圖層」相關功能（選取範圍窗格、移到最上/下層）和「合併圖案」功能（聯集、合併、分割、交集、減去）等。



以上是我個人比較推薦、建議能放置到工具列上的 PPT 功能，涵蓋了基礎的頁面排版、形狀編輯，以及各種圖像格式的處理，能夠應對大多數投影片設計的場景。如果你也想試試這個工具列，可以往下看到文章末尾，有我提供的「快速存取工具列」檔案的下載連結，下載到電腦上後，用前述的方法匯入 PPT 中即可。

當然，如果你有比較慣用的功能，或者安裝了更便捷的 PPT 插件（比如 iSlide 插件等），也可以再依照先前提到的新增、編輯工具列的功能，把其他高頻使用的功能放上來。

 

結語

在這篇文章中，我們介紹了「快速存取工具列」的用法，以及設置好個人專屬工具列的兩大原則，這也是少數能輕鬆上手又效果明顯的操作技巧。有了「快速存取工具列」，相信你也能在短時間內，大幅提升做簡報的效率。

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